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Mercadotecnia 25 octubre 2014

Saque el máximo partido
de las ferias comerciales

Douwe Lodewijk, Director de comunicación de HZPC Holland, ha organizado y ha participado en numerosas ferias comerciales. Habla de su propia experiencia: "Las ferias comerciales son muy importantes. Como compañía conoces a todos tus clientes y relaciones comerciales, y también esperas conocer a muchos otros nuevos. Las cosas se pueden explicar mejor cara a cara. No hay nada que funcione mejor, pero todo depende de la preparación adecuada".

Un buen comienzo

Considere cuidadosamente sus razones para participar. No piense solo en lo que su compañía quiere mostrar, sino también y sobre todo en lo que necesitan los visitantes: ¿qué novedades hay, cuál es el mensaje? Formule un objetivo y haga un plan para lograr ese objetivo. A continuación, escriba la historia que quiere contar y piense en cómo su compañía va a atraer una atención especial. Un reclamo es una necesidad. Este puede ser el inicio de algo nuevo o de una acción divertida. Instruya cuidadosamente a su motivado equipo. Y no olvide planificar un seguimiento y una evaluación.

Prepárese para una visita a una feria comercial

También es importante que los visitantes se preparen a sí mismos para una feria comercial, para que puedan sacar el máximo partido de la misma. Normalmente, durante una visita el tiempo vuela y también puede resultar una tarea bastante agitada. Asegúrese de visitar todos los stands interesantes de la feria.

Determine su objetivo

El primer paso puede ser el más importante. Determine su objetivo. ¿Qué quiere lograr su compañía? Para mejorar la relación con los clientes existentes, ¿va a introducir nuevos productos o servicios, o quiere entrar en contacto con nuevos clientes? ¿Quiere fortalecer su imagen, darse a conocer mejor? Cuanto más claros y concretos sean sus objetivos, con más precisión podrá trabajar.

Identifique sus grupos objetivo

Los grupos objetivo se identifican en la base de sus objetivos. ¿Quiénes son/cuál es su terreno común? Prepare una lista de direcciones completa de su grupo objetivo. No olvide incluir a sus clientes existentes, nuevos clientes potenciales, la prensa y otros grupos de interés. Prepare una base de datos que le permita hacer selecciones de variables.

Elija la feria comercial adecuada

Hay muchas ferias comerciales. Elija la mejor para su compañía. Aspectos importantes a tener en cuenta son: reputación, perfil de visitantes, regional/nacional/internacional, costes, periodo del año, disponibilidad. Una herramienta útil para seleccionar la feria comercial más adecuada para su compañía pueden ser los catálogos del año anterior. ¿Quién estaba en la feria? ¿Cuál fue la impresión?

Elabore un presupuesto

Planifique un presupuesto para su participación. Incluya todos los costes externos (alquiler del stand, el stand en sí, material de promoción, publicidad, mailings, viaje y hotel, etc.), y los costes internos (tiempo). Compare este presupuesto con sus objetivos. También puede ser útil ser crítico acerca de las dimensiones necesarias del stand. Un stand más pequeño significa un alquiler más económico y equiparlo también es más barato.

Elabore un plan de comunicación

Si se conocen los objetivos y los grupos de destinatarios, ha llegado el momento de elaborar un plan de comunicación. ¿Cómo quiere equipar su stand? ¿Cuál es su mensaje, cuáles son los requisitos de diseño? ¿Es necesario enviar mailings? ¿Es necesario hacer publicidad? ¿Cómo se va a realizar el seguimiento? ¿Necesita octavillas, folletos, muestras, listas de distribuidores y referencias? En resumen, se debe elaborar un plan general de todo lo que necesita. Complete este plan con plazos.

Elabore un plan de logística

Además de la comunicación, se tienen que organizar muchas cuestiones operativas. ¿Qué necesita en su stand? ¿Conexiones a Internet, electricidad, neveras? ¿Necesita catering? ¿Necesita reservar habitaciones de hotel? ¿Necesita equipos audiovisuales? Planifique todo lo necesario para asegurarse de que todo sale bien en la feria.

Elija un equipo de proyecto

Puede elegir un equipo de proyecto en función de su planificación. ¿Quién es el responsable del equipo de proyecto? ¿Quién hace qué y cuándo? ¿Cómo va a organizar la comunicación interna, el informe de progreso?

 

Ejecute sus planes

Ahora puede empezar a ejecutar sus planes. El diseño del stand, la selección de proveedores, la preparación del material promocional, la solicitud de cotizaciones.

Inicie la campaña

Informe a su grupo objetivo del hecho de que su empresa estará presente en la feria. Puede hacerlo mediante mailings (desde cartas comunes hasta mailings muy creativos con entradas gratuitas), pero también mediante publicidad (no olvide mencionar su número de stand). Llame por teléfono a sus clientes existentes y a sus clientes potenciales para concertar citas con ellos en la feria.

Compruebe y vuelva a comprobar

Justo antes del inicio de la feria, compruebe que todo se ha organizado correctamente. ¿Está listo el stand? ¿Se han confirmado todas las conexiones de TIC necesarias? ¿Está preparado todo el material impreso? ¿Se han preparado los regalos promocionales? ¿Ha preparado un plan de personal? ¿Ha organizado el catering? ¿Ha encargado el café, té y las bebidas (no alcohólicas). ¿Ha encargado los bocadillos y bollos? ¿Ha enviado invitaciones a la prensa? Compruebe y vuelva a comprobar para evitar malentendidos desagradables.

Reunión informativa

Justo antes de la inauguración de la feria, informe a su personal. ¿Qué se debe y qué no se debe hacer? ¿Cuál es su mensaje? ¿Cómo se registran los datos de nuevos contactos? ¿Qué se debe hacer cuando no se sabe la respuesta a una pregunta? ¿Quién es el responsable de clientes importantes y potenciales? ¿Quién obtiene qué información? ¿A quién se puede ofrecer un regalo promocional? Todo el mundo tiene que saber qué es exactamente lo que se espera de él o ella.

La lista SOS

Justo antes de la apertura de la feria, cree una lista con toda la información necesaria en caso de emergencia, con los nombres y números de teléfono de los proveedores, personal que se encuentra en el stand, personal que está en la oficina, y personal que está en la feria. Pero también, si es necesario, incluya los datos de distribuidores, restaurantes cercanos, hoteles y servicios de taxi. También debe elaborar una lista con los responsables y sus correspondientes responsabilidades. Esto evitará que tres personas llamen al catering al mismo tiempo si el café llega demasiado tarde.

HZPC y las ferias comerciales

HZPC participa con frecuencia en ferias, alrededor de diez veces al año. Las más destacadas son la International Fruitlogistica de tres días, que se celebra en Berlín (Alemania) en febrero, y los Potato Days de HZPC en noviembre. Durante estos eventos, HZPC no escatima en gastos para poder inspirar y sorprender a sus clientes con algo que no habían visto ni oído antes.
¿Quiere visitarnos en una feria en los próximos seis meses? ¡Le esperamos!

  • HZPC Potato Days, 6 y 7 de noviembre de 2014, Países Bajos*
  • Interpom, del 23 al 25 de noviembre de 2014, Bélgica*
  • Potato Expo, 7-9 de enero 2015, Orlando, EE.UU.*
  • Fruitlogistica, 4-6 de febrero 2015, Berlin, Alemania*
Hacer negocios es
"dar y tomar"

Nuevas tecnologías en una feria comercial

Ofertas especiales en medios sociales, realidad aumentada y gafas de Google. Las últimas tecnologías también han hecho inequívocamente su entrada en las ferias. Algunos incluso están diciendo que las ferias son obsoletas y que estas serán sustituidas por las nuevas tecnologías de comunicación.

Douwe Lodewijk es bastante claro: “Hacer negocios es "dar y tomar". ¿Cómo se puede hacer esto si nunca se han conocido? Sí, muchas cosas están sucediendo en la tecnología, pero, según mi experiencia, los visitantes tienen que hacer frente a demasiadas cosas. No se puede parar en cada stand para ver una presentación en vídeo. A veces, la gente se acerca a nuestro stand para recuperar el aliento, y tomar un descanso de todas las impresiones de la feria. ¿Qué puede ser mejor que una generosa hospitalidad?

Continúa: "No nos engañemos, la autopista digital es un hecho. También la utilizamos. Un ejemplo son los códigos QR, que han sustituido a los folletos. También utilizamos las tabletas y teléfonos inteligentes. Si hay algo que le interesa, se lo envía a usted mismo. Esto significa que podemos hacer lo mismo con menos papel y que esto se adapta a nuestra forma sostenible de trabajo. No obstante, las nuevas tecnologías no deben convertirse en una rampa, ya que fracasaría".

Prepare su visita

Si llega a la feria preparado se ahorrará mucho tiempo. Puede ser conveniente dar una vuelta por la feria para buscar inspiración. Si el propósito de su visita a la feria comercial es el establecimiento de contactos o decidir acerca de una compra, le recomendamos que haga una lista de los stands que quiere visitar. Dibuje una ruta por los stands más importantes y, si es necesario, concierte una cita con antelación. De esta manera dispondrá de tiempo para mantener una conversación, incluso si está ocupado en la feria.

Comience a tiempo. La experiencia demuestra que una visita a una feria comercial a menudo requiere más tiempo del previsto. Use zapatos cómodos y ropa ligera, en una feria puede llegar a hacer mucho calor. Siempre debe tener suficientes tarjetas de visita para dejárselas a expositores interesantes. Sea explícito si quiere que una conversación continúe después de la feria. Y, por último, aunque no por ello menos importante, no olvide disfrutar de la feria. A menudo hay mucho que hacer y ver, y disfrutar y conocer gente forma parte de la experiencia de una feria.

Cinco razones para participar

  • Fortalecer la relación con los clientes
  • Hacer nuevos contactos
  • Introducir nuevos productos
  • Mirar a su alrededor para saber qué está haciendo la competencia
  • Concluir operaciones

Cinco razones para visitar una feria comercial

  • Conocer nuevas relaciones comerciales
  • Obtener información sobre nuevos productos e innovaciones
  • Recopilar información
  • Hacer nuevos contactos
  • Aprovechar ofertas especiales en la feria